Ein Vorschlag für die Ablage unserer Post

Wenn wir Sie bei Ihren familienrechtlichen Themen begleiten, läuft viel Kommunikation per E‑Mail: Sie erhalten Korrespondenz mit Gericht und Gegenseite in Kopie (gerne auch Abschrift genannt), dazu unsere Einordnung, Rückfragen und Hinweise zu benötigten Unterlagen – und das über Jahre hinweg. Damit Sie den Überblick behalten, braucht es aus unserer Sicht kein perfektes System — aber ein einfaches, das Sie ohne Aufwand durchhalten.

Als Anregung hat sich eine thematische Ablage direkt in Ihrer E‑Mail‑App bewährt: Sie legen ein paar feste Ordner (oder bei Gmail „Labels“) an und verschieben unsere E‑Mails nach dem Lesen jeweils dorthin. Wenn eine Nachricht mehrere Themen berührt, reicht es völlig, wenn Sie den Ordner wählen, der für Sie der Schwerpunkt ist. Hauptsache, Sie finden später schnell wieder, was Sie suchen.

Wichtig ist eine kleine Zusatzregel für den Alltag: Wenn Sie eine E‑Mail von uns noch bearbeiten müssen (z. B. Unterlagen heraussuchen, eine Rückfrage beantworten oder etwas prüfen), lassen Sie die Nachricht zunächst im Posteingang. Setzen Sie eine Markierung/Fahne (oder kennzeichnen Sie die E‑Mail als „wichtig“). Erst wenn Sie alles erledigt haben, verschieben Sie die E‑Mail in den passenden Themenordner. So bleibt Ihr Posteingang eine einfache „To‑do‑Liste“ — und die Ordner sind Ihr sauberes Archiv.

Für die Praxis schlagen wir folgende neun Ordner vor:

In Scheidung+Versorgungsausgleich (Rente) sammeln Sie alles zum Verfahren selbst: Stand der Scheidung, Anträge, gerichtliche Hinweise sowie den Schriftwechsel zum Versorgungsausgleich und Rentenfragen.

Der Ordner Kinder (Sorge/Umgang) ist für alles rund um die Kinder gedacht: Umgang (Alltag, Ferien, Feiertage), Fragen zum Sorgerecht, Abstimmungen zu Kita/Schule und alles, was die Betreuungssituation betrifft. Viele Mandanten empfinden es als entlastend, Kinder-Themen klar getrennt von Geld- oder Vermögensfragen zu haben.

In Unterhalt legen Sie die E‑Mails ab, in denen es um Unterhaltsansprüche, Berechnungen und Zahlungen geht. Ob Trennungsunterhalt, Kindesunterhalt oder nachehelicher Unterhalt — für Ihre Ablage bleibt es an einer Stelle, und Sie müssen nicht überlegen, „wo war das noch mal?“.

Der Ordner Vermögen (Zugewinn) passt für Vermögensaufstellungen und Auskunftsthemen: Konten, Depots, Rücklagen, Schulden, Schenkungen und die Zugewinnausgleichsrechnung. Wenn später einzelne Positionen noch einmal geprüft werden, finden Sie die dazugehörige Kommunikation gebündelt.

Immobilie empfehlen wir als eigenen Ordner, weil Immobilien erfahrungsgemäß viele Einzelfragen erzeugen: Bewertung, Finanzierung und Darlehen, Nutzung, Verkauf oder Übertragung sowie Auszahlungsfragen. Alles, was Haus oder Eigentumswohnung betrifft, bleibt damit übersichtlich an einem Ort.

In Einkommen/Belege sammeln Sie alles, was Ihre Einkommensunterlagen und Nachweise betrifft, etwa Gehaltsabrechnungen, Bonus, Steuerbescheide oder Unterlagen bei Selbständigkeit. Dieser Ordner ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie Unterlagen nachreichen oder später nachvollziehen möchten, welche Belege bereits Thema waren.

Der Ordner Hausrat+Ehewohnung ist für die praktischen Fragen rund um die bisherige gemeinsame Wohnung gedacht: wer bleibt, wer zieht aus, Nutzungsfragen, Übergaben sowie Aufstellungen zur Aufteilung von Hausrat und Möbeln. Hier hilft eine saubere Ablage oft, weil Absprachen schnell „verfliegen“, wenn sie nicht greifbar bleiben.

In Sonstiges darf alles hinein, was nicht klar zuordenbar ist oder nur am Rand vorkommt. Dieser Ordner ist bewusst vorgesehen, damit Sie nicht lange überlegen müssen — lieber einfach ablegen als liegen lassen.

Und schließlich Rechnungen: Dort können Sie alles sammeln, was das Mandatsverhältnis organisatorisch und finanziell betrifft, insbesondere unsere Rechnungen, Vorschussanforderungen, Kostenhinweise und Zahlungsbestätigungen. Das ist praktisch, weil finanzielle Post dann nicht zwischen inhaltlichen Themen untergeht.

Wenn Sie möchten, können Sie sich als Routine merken: Posteingang bedeutet „noch offen“, Ordner bedeutet „erledigt und abgelegt“. Zusätzlich hilft es, nach Möglichkeit im bestehenden E‑Mail‑Verlauf zu antworten, damit der Zusammenhang erhalten bleibt. Verwenden Sie bei E-Mails an uns auch sprechende Betreffzeilen, z.B. „Frage zum Unterhalt“ oder „Beleg für Einkommen“.

 

Stuttgart, den 03.02.2025

Tobias Zink, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Familienrecht aus Stuttgart, ist spezialisiert auf Familienrecht.